10 quy tắc phải biết khi sử dụng email
Sử dụng email được xem như một trong những thao tác đơn giản, nhưng trước khối lượng lớn email phải xử lý mỗi ngày, không ít người có thể vẫn mắc những sai sót gây ảnh hưởng đến tác phong chuyên nghiệp.
Dưới đây là 10 quy tắc nên biết để sử dụng email một cách thích hợp hơn, theo tổng hợp trên Business Insider.
Phải có tiêu đề trực tiếp, rõ ràng
Quyết định có nên mở một email hay không phụ thuộc rất nhiều vào tiêu đề. Vì vậy, hãy đầu tư nhiều vào phần tiêu đề bằng cách viết rõ ràng, trực tiếp liên hệ với nội dung thông tin chính mà người nhận cần được biết hoặc đang quan tâm.
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn nên sử dụng địa chỉ email của công ty bạn. Nhưng nếu bạn dùng email cá nhân hãy tạo một địa chỉ email có thể truyền đạt cho người nhận biết chính xác họ đang nhận email từ ai.
Tránh sử dụng biệt danh hay những tên gọi không phù hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Nghĩ hai lần trước khi nhấn nút ‘Reply all’ (Trả lời tất cả)
Không ai muốn đọc những email trả lời từ người khác mà không liên quan trực tiếp đến mình. Vì thế, chỉ nhấn nút "reply all" trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách nhận mail cần phải biết câu trả lời của mình.
Nếu không, hãy chỉ trả lời riêng cho người gửi email để tránh làm phiền những người khác.
Nên trả lời tất cả các email bạn nhận được
Thật khó và tốn thời gian để trả lời tất cả các email, nhưng nếu có thể bạn hãy sắp xếp để phản hồi lại tất cả các email bạn nhận được cho người gửi - ngay cả khi các email đó không chỉ được gửi riêng cho bạn.
Bạn cũng nên cân nhắc, không cần phải nhấn nút "reply all" nếu không thật sự cần thiết.
Hạn chế sử dụng dấu chấm than
Theo chuyên gia tư vấn nghề nghiệp Barbara Patcher, việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than ở cuối mỗi câu thể hiện khả năng yếu kém của một người trong việc tự quản lý cảm xúc cá nhân.
Dấu chấm than có chức năng truyền tải cảm xúc mạnh hoặc sự phấn khích. Vì vậy mà nó cần được sử dụng một cách thông minh và tiết kiệm trong các văn bản.
Soát lỗi trước khi gửi
Bạn có thể không nhận ra sai lầm của mình trong khi viết, nhưng người nhận email hoàn toàn có khả năng nhận ra và đánh giá bạn dựa trên những lỗi sai đó. Hãy dành thời gian đọc lại vài lần để kiểm tra lỗi chính tả, dấu câu, nội dung chính xác nhất mà bạn muốn truyền đạt.
Thêm địa chỉ người nhận ở bước cuối cùng
Để tránh trường hợp lỡ tay gửi một email còn đang viết dở, bạn nên thêm địa chỉ người nhận ở thao tác cuối cùng trước khi chắc chắn tất cả mọi thứ đã sẵn sàng để có thể gửi đi.
Kiểm tra kỹ để chọn đúng người nhận
Gửi nhầm email có thể gây khó chịu, khó xử cho cả người nhận lẫn người gửi. Bạn không nên chủ quan khi gõ tên người nhận vì có thể có nhiều tên trùng nhau trong danh sách.
Hãy kiểm tra thật kỹ để chắc chắn rằng đó là người bạn muốn gửi.
Chọn phông chữ cơ bản
Đối với thư tín trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, nên giữ phông chữ, màu sắc, kích cỡ cơ bản. Tốt nhất là cỡ chữ 10 - 12, phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman. Về màu sắc, màu đen là sự lựa chọn an toàn nhất.
Cẩn thận với những nội dung được viết ra
Tướng David Petraeus, cựu lãnh đạo Cơ quan tình báo trung ương (Central Intelligent Agency - CIA) đã từng cảnh báo rằng mọi thông tin lưu trên không gian số sẽ luôn còn ở đó và không có gì là bí mật.
Nói một cách khác, bạn nên cẩn thận với những gì mình viết ra, tránh những nội dung gây hại cho tổ chức, công ty hoặc gây tổn thương cho người khác.
Email cũng là một hình thức nguy hiểm vì nó dễ dàng được chuyển tiếp (forward) cho người khác.
Theo Phương Anh/Thanh niên
