2 tuyệt chiêu xử lý email có thể bạn chưa biết

Đánh dấu câu trả lời bằng màu chữ và tên người soạn

Khi muốn trả lời một đoạn nào đó trong thư điện tử (email), nhiều người thường chèn câu trả lời vào sau câu hỏi và đổi màu để người nhận dễ nhận biết.

Outlook đã có sẵn công cụ hỗ trợ cho việc phân biệt giữa những câu trong thư gốc và những câu trả lời bằng cách đổi màu và đánh dấu đoạn phản hổi với tên của người soạn. Khi bạn gõ câu trả lời trong phần thân của thư gốc, Outlook sẽ tự động đánh dấu những câu đó. Tuy nhiên, nếu bạn gõ ở phần đầu thư thì tính năng đó sẽ không được kích hoạt.

Đây không phải là một tính năng mới, có từ phiên bản 2003 (cho các thư ở chế độ rich text và HTML). Tuy nhiên, ở đây chúng ta chỉ cần quan tâm đến Outlook 2007 trở đi.

Với Outlook 2007, hãy chọn thực đơn Tools từ màn hình chính rồi chọn Options. Trong thẻ Preferences, nhấn chuột vào nút Email Options. Sau đó đánh dấu chọn vào ô Mark my comments with rồi nhập tên bạn để đánh dấu (và dĩ nhiên là đừng quên nhấn nút OK).

Với Outlook 2010, người dùng thậm chí không cần rời khỏi màn hình soạn thư. Chỉ cần chọn thẻ File, Options rồi nhấn vào mục Mail. Kéo xuống phần Reply and forwards, đánh dấu chọn vào ô Mark my comments with rồi nhập tên bạn để đánh dấu. Việc cuối vẫn là nhấn nút OK để ghi lại.

Sau khi hoàn tất thiết lập như hướng dẫn ở trên, Outlook sẽ tự động thêm tên người trả lời (trong cặp ngoặc vuông) vào thư.

Soạn thư trả lời trong chế độ 2 màn hình

Chèn câu trả lời vào từng đoạn trong thư đôi khi không phải là một cách hay. Nhiều khi bạn muốn soạn một bức thư trả lời riêng, với đầy đủ các ý. Nhưng điều đó không dễ thực hiện. Mọi người thường phải cuộn màn hình rất vất vả: đọc một đoạn thư, soạn phần trả lời cho đoạn đó rồi lại cuộn xuống để đọc đoạn tiếp theo, rồi lại quay lên soạn tiếp phần trả lời cho đoạn mới. Quá trình lặp đi lặp lại cho từng đoạn của thư gốc.

Ai cũng thấy là cách làm đó rất không hiệu quả (nhưng ít người biết cách thay đổi).

Để thoát khỏi lối mòn, cần tận dụng một điều mà khá nhiều người biết: Outlook sử dụng Word cho chức năng soạn thảo thư (nhưng không phải tất cả các tính năng của đều hiển thị cho người dùng thấy trong Outlook ).

Word có tính năng Split cho phép chúng ta chia văn bản thành hai màn hình giống hệt nhau, có khả năng zoom và cuộn độc lập. Hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl Alt S để chia màn hình thành hai phần. Cuộn màn hình phía dưới để chuyển đến phần cần trả lời (nếu cần, có thể phóng to hoặc thu nhỏ màn hình đó). Sau đó chuyển lên phần đầu của màn hình trên để gõ câu trả lời.

Tiếp đó, bạn có thể cuộn màn hình dưới để xem tiếp thư gốc và lại chuyển sang màn hình trên để soạn câu trả lời tương ứng. Sau khi soạn xong thư, hãy nhấn đúp vào dòng ngăn cách hai màn hình để đóng nó lại.

Theo PCWorldVN