Tại sao bạn nên xóa email đừng lưu trữ tất cả

Ảnh: cliparea

Gmail hứa hẹn dung lượng vô hạn nhưng sự thật không phải vậy

Dù bạn đã hay chưa từng dùng Gmail thì sự thật là "không bao giờ xóa email" là một tình trạng rất phổ biến trên nền tảng này. Trước đó, người dùng thường xuyên phải dọn dẹp hộp thư đến để giải phóng bộ nhớ cho email mới trong tương lai.

Năm 2004, khi Gmail lần đầu ra mắt, cả thế giới như rung chuyển. Dịch vụ hộp thư điện tử của Google cung cấp hạn mức bộ nhớ miễn phí cho người dùng lên đến 1 GB. Họ đã khiến các đối thủ cạnh tranh phải xấu hổ, như dịch vụ Hotmail của Microsoft ở thời điểm đó chỉ có bộ nhớ 2 MB. Đúng vậy, Gmail ra mắt với dung lượng bộ nhớ gấp 500 lần so với dịch vụ của Microsoft cùng thời điểm. Đó là lý do vì sao Gmail trở nên phổ biến đến như vậy. Và các đối thủ của Gmail phải rất vất vả để bắt kịp dù đã tăng thêm khá nhiều dung lượng cho người dùng.

Trong những năm sau đó, Gmail tiếp tục nâng dung lượng lưu trữ cho người dùng. Năm 2005, kỷ niệm một năm hoạt động, Gmail đã nâng gấp đôi dung lượng lên 2 GB. Georges Harik, giám đốc quản lý sản phẩm của Gmail, cho biết việc "cung cấp thêm dung lượng cho người dùng mãi mãi" là điều cần phải làm.

Vậy vì sao chúng ta phải xóa email trong khi Google sẽ tiếp tục nâng dung lượng lưu trữ lên? Như Harik đã chỉ ra, với sự tiên tiến của công nghệ, dung lượng lưu trữ sẽ dần có chi phí rẻ hơn cho cả Google và tất cả mọi người. Đó là điều rất tốt… nhưng Google đã đổi ý.

Dung lượng miễn phí cho tài khoản Google ngừng tăng từ năm 2013

Năm 2013, Google đã giới hạn dung lượng lưu trữ cho tài khoản miễn phí là 15 GB. Mức dung lượng này áp dụng chung cho tất cả các dịch vụ của Google trên cùng tài khoản như Gmail, Google Drive và Google Photos. Nếu bạn đã sử dụng 10 GB dung lượng để lưu các tệp tin khác thì bạn chỉ còn 5 GB để lưu trữ email.

Kể từ thời điểm đó, Google chưa từng tăng thêm dung lượng miễn phí cho người dùng. Thậm chí là Google đã bỏ khoản dung lượng miễn phí để lưu trữ hình ảnh.

Nếu bạn có thói quen lưu trữ toàn bộ email của mình và hy vọng một ngày Google sẽ tăng dung lượng miễn phí thì bạn nên suy nghĩ lại. Tài khoản thư điện tử của bạn đang dần đầy sau 7, 8 năm qua rồi đấy.

Vì sao trả phí để mua dung lượng cho email là điều vô nghĩa?

Ảnh: faithie

Chuyện là Google bán dung lượng lưu trữ cho người dùng đăng ký Google One. Nếu bạn trả phí hằng tháng, bạn sẽ có nhiều dung lượng hơn để lưu trữ dữ liệu.

Google không phải là công ty duy nhất làm điều này. Outlook của Microsoft cũng cung cấp 15 GB dung lượng miễn phí cho người dùng và nếu bạn đăng ký Microsoft 365, dung lượng tài khoản sẽ tăng lên 50 GB. Apple sử dụng chung dung lượng lưu trữ của iCloud cho email và Apple thì nổi tiếng keo kiệt khi chỉ cho người dùng 5 GB dung lượng miễn phí để lưu mọi bản sao lưu của tất cả thiết bị cũng như dữ liệu iCloud.

Đó là lý do vì sao các công ty cung cấp dịch vụ không bao giờ khuyến khích người dùng xóa email. Họ sẽ có thể kiếm thêm lợi nhuận khi hộp thư của bạn không còn chỗ trống và bạn sẽ phải trả thêm phí để có thể lưu mọi thứ.

Cũng giống như những công ty cung cấp dịch vụ thuê kho bãi không bao giờ khuyên bạn nên vứt bớt những món đồ phế thải. Tất nhiên là họ muốn bạn giữ chúng lại, họ sẽ có thêm tiền khi bạn thuê thêm chỗ để cất chúng mãi mãi.

Thật ra email chiếm rất nhiều dung lượng

Email thật sự chiếm bao nhiêu dung lượng? Không phải rất ít sao? Chúng toàn là chữ thôi mà?

Thật ra, nếu bạn có khoản vài gigabytes email trong tài khoản thì bạn sẽ biết rằng sự thật không hoàn toàn đúng như bạn vẫn nghĩ.

Chắc chắn, chỉ một email thì dung lượng của nó rất bé, nhưng cộng dồn lại thì con số sẽ rất đáng kể đấy. Nếu tài khoản của bạn đã hết dung lượng và bạn đang có rất nhiều email vô dụng được lưu lại, tất cả các loại email từ bản tin, thông báo, cảnh báo và cả thư rác bạn nhận được trong nhiều năm cộng lại sẽ chiếm một khoản khá khá dung lượng khi bạn dồn hết chúng lại.

Nếu bạn đang sử dụng Gmail, bạn có thể truy cập Google One Storage để xem hộp thư điện tử của mình đang sử dụng bao nhiêu dung lượng cho email.

Bạn không cần lưu tất cả email và công cụ tìm kiếm cũng không phải giải pháp tối ưu

Lần gần nhất bạn dùng công cụ tìm kiếm để tìm một email cũ là khi nào? Chắc chắn, ai cũng có những email quan trọng cần được lưu lại, nhưng đại đa số email chúng ta nhận được không quan trọng đến mức như vậy. Bạn không cần chúng và bạn cũng sẽ không bao giờ thấy luyến tiếc khi nhấn "Xóa" thay vì "Lưu trữ" những email vô dụng.

Một điều còn tồi tệ hơn là việc lưu trữ hàng trăm, hàng nghìn email sẽ khiến cho việc tìm kiếm khó khăn hơn. "Lưu trữ mọi thứ và sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm email bạn cần" sẽ trở nên rất khó khăn nếu bạn có đến 200.000 email trong hộp thư, nhất là khi email bạn cần được gửi từ vài năm trước.

Nhấn "Xóa" thay vì "Lưu trữ" và chỉ giữ lại những email thật sự quan trọng

Thay vì lưu trữ mọi email bạn nhận được, hãy tập xóa những email bạn không mấy quan tâm. Bạn sẽ giải phóng được một khoản dung lượng và bạn cũng không phải bỏ tiền ra để lưu những thứ vô dụng.

Nếu có email quan trọng, hãy nhấn "Lưu trữ" và bạn cũng nên cân nhắc gắn nhãn hoặc tạo thư mục riêng để tiện cho việc tìm kiếm sau này. Thậm chí nếu bạn chỉ lưu email quan trọng thay vì tất cả thì việc tìm kiếm cũng đã dễ dàng hơn rất rất nhiều.

Tại Mỹ, email sẽ được xem như "đã loại bỏ" sau 180 ngày

Đó là những lý do cho việc dọn dẹp hộp thư điện tử của bạn, thậm chí ngay cả khi bạn không quá quan tâm đến quyền riêng tư cho email. Nhưng nếu bạn quan tâm đến vấn đề này, có một điều bạn cần phải biết, đó là:

Tại Mỹ, email sẽ được xem là "đã loại bỏ"  sau 180 ngày. Chính phủ có thể đọc những email này mà không cần trát của tòa nhờ Đạo luật Bảo vệ Mạng truyền thông điện tử. Đạo luật này được ban hành năm , tại thời điểm mà mạng truyền thông điện tử hoạt động rất khác so với hiện nay.

Năm 2013, trang tin Wired đã bình luận rằng "Thật nực cười khi thư điện tử (không phải thư tín) bị đặt ngoài các bộ luật bảo vệ quyền riêng tư".

Đã có những động thái nhằm khắc phục lỗ hổng bảo mật này và yêu cầu chính phủ phải có lệnh trước khi truy cập những email hơn 180 ngày tuổi. Nỗ lực lớn nhất phải kể đến là năm 2016, khi Đạo luật Quyền riêng tư Email được Hạ viện và sau đó là Thượng viện Mỹ đồng thuận thông qua. Đến tháng 1/2021, đạo luật này sẽ chính thức có hiệu lực.

Vì vậy, nếu bạn đang lưu trữ một lượng lớn email, bạn nên chú ý đến vấn đề này.

Đã đến lúc xóa những email vô dụng

Giờ thì đã đến lúc bạn bắt đầu dọn dẹp hộp thư điện tử của mình và xóa bỏ những email vô dụng đã giữ lại suốt mấy năm qua.

Cách thực hiện phụ thuộc vào loại email cần xóa là gì. Ví dụ, nếu bạn thường nhận được các bản tin từ một trang báo, bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ gửi thư của trang báo đó vào thanh tìm kiếm và chọn xóa toàn bộ thư từ địa chỉ này.

Theo Vnreview