Kỹ năng giao tiếp với "Sếp"

Một trong những yếu tố quan trọng nhất làm nên “Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn” là kỹ năng giao tiếp yếu kém. Các chuyên gia nhân sự cho rằng nguyên nhân có thể do nhiều nhà quản trị doanh nghiệp ngày nay được “cất nhắc” dựa trên bản thành tích trong công việc, trong khi lãnh đạo đã vô tình bỏ qua việc đánh giá về các kỹ năng giao tiếp của họ.

Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng với thời gian và nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau dồi và hình thành. Sau đây là tổng kết của các nhà nghiên cứu về kỹ năng này.

7 kỹ năng giao tiếp cơ bản

1. Hãy là một người lắng nghe tốt. Không biết cách lắng nghe là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải. Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn, vừa thể hiện sự tôn trọng nhân viên, vừa giúp bạn hiểu rõ hơn những vấn đề có khi bạn cho là "không có gì" nhưng lại thực sự ảnh hưởng tới quan hệ giữa bạn và nhân viên, thậm chí là ảnh hưởng tới công việc chung.

2. Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nói chuyện trực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại. Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong một tháng.

Và bạn đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có việc khẩn cấp. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạn nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.

3. Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới. Có thể bạn sẽ quên những việc cần phải nói với nhân viên về điều họ cần biết liên quan tới công việc, nhưng bạn cần nhớ rằng: công việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biết những điều mà mọi người chưa biết.

4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân. Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai lầm của họ.

5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc nhiên bất ngờ. Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới phải giật mình trước những đánh giá của bạn về công việc họ làm. Họ nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có một vài điều họ cần phải cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn.

6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Nếu bạn không thể nói chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo và đáng tin cậy. Vì vậy hãy học cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm hơn. Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail đồng gửi cho nhiều nhân viên.

7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại.

Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân

Những công ty lớn - chẳng hạn như Microsoft, Apple - có các mẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay giấu tên). Đây là một cách thức để bạn đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả để đánh giá những vấn đề khác.

Bạn hãy sử dụng các cuộc trò chuyện trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của họ về phong cách quản lý và giao tiếp của bạn. Và bạn hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành những đóng góp đó.

Trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ, bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuyện với nhân viên. Một cách thức thông minh để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu nhiên (nhưng nghiêm túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?” và biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe. Cùng với thời gian, một khi đã tạo được lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân viên thổ lộ nhiều hơn những suy nghĩ của họ.

Hành động trên những phản hồi của nhân viên

Bạn hãy lắng nghe những gì nhân viên nói, đặt ra các câu hỏi thích hợp, đón nhận những đề xuất của nhân viên về việc bạn có thể sửa đổi như thế nào và sau đó cam kết sẽ quan tâm tới việc này. Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân viên. Nhưng hãy đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng.

Phản ứng bác bỏ hoàn toàn là một hành động không nên làm. Thay vào đó, bạn cần nói với nhân viên rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghĩ về những ý kiến đóng góp, và chắc chắn sẽ có câu trả lời. Sau đó hãy làm đúng như vậy.

Theo Tuổi Trẻ Online