Cách từ chối không gây xích mích trong công việc

Theo Joseph Grenny, nhà khoa học xã hội, tác giả 4 đầu sách bán chạy của New York Times, chúng ta định định hình tính cách và cuộc sống thông qua những gì mình nói "không". Ví dụ, từ chối các lời mời là cách thể hiện sự kiên trì với những điều bạn coi là quan trọng nhất. Từ chối những yêu cầu gây tổn hại đến các ý kiến của bạn là cách bảo vệ quan điểm.

"Thể hiện sự không đồng tình với đám đông quá khích là tôn vinh sự liêm chính của cá nhân. Nhà điêu khắc tạo ra một tuyệt tác từ đá bằng cách loại bỏ những mảnh ghép không phù hợp. Tương tự, những gì còn lại sau khi loại bỏ hết những điều bạn từ chối sẽ bộc lộ được con người thật của bạn", vị chuyên gia nói.

Vấn đề ở chỗ, nhiều người cảm thấy sợ hãi khi từ chối. Ta khó nói không vì luôn coi đồng ý là yêu mến và cự tuyệt là ghét bỏ. Những người từ chối lời mời, không đồng ý với các ý tưởng, hoặc phản đối kế hoạch của chúng ta giống như những mối đe dọa. Vì thế, chúng ta hiển nhiên mặc định những người khác cũng cảm thấy như vậy khi chúng ta từ chối họ.

Một số người xem đồng ý là yêu mến còn cự tuyệt là ghét bỏ nên ngại việc nói "không". Ảnh: PxHere

Để nói lời từ chối không gây xích mích trong công việc, điều đầu tiên là phải lưu ý 6 trường hợp mà khi bạn nói "không" có thể làm tăng rủi ro bị "ghét bỏ".

Bạn là người mới

Nếu bạn là người mới trong nhóm hoặc chưa được đồng nghiệp hiểu rõ, họ có suy luận không tốt về tính cách của bạn từ việc nói "không". Ví dụ, họ có thể cho rằng bạn ích kỷ, bướng bỉnh, hoặc khép kín.

Danh tiếng từng bị tổn hại

Từ chối cũng trở nên nguy hiểm hơn nếu danh tiếng trong quá khứ không hoàn hảo. Ví dụ, sẽ rủi ro hơn khi từ chối một dự án mới nếu bạn từng mang tiếng lười biếng, ích kỷ hoặc có đầu óc thiển cận.

Quan điểm về sự bất đồng

Các nhóm đôi lúc có thể đánh đồng sự bất đồng với sự không trung thành. Việc đồng thuận được xem như bài kiểm chứng cho việc đảm bảo lợi ích của nhóm. Từ chối sẽ gây nguy cơ hơn vì bạn có thể bị phán xét nội bộ.

Lãnh đạo hay nghi ngờ 

Thật khó từ chối vị lãnh đạo có tâm lý suy diễn sự bất đồng với ý tưởng của họ là biểu hiện của sự thiếu tôn trọng đối với quyền hành của họ. Ngoài ra, nếu là vị lãnh đạo hay nghi ngờ, họ có thể tự nhận định những giới hạn của bạn và kết luận bạn đang đồng ý hay không đồng ý với quan điểm của họ.

Ý tưởng đơn độc 

Thật khó nói không khi những người khác đang hăng say đồng thuận. Bởi vì, những người không tán thành thường được xem như kẻ phá hoại. Sự bất đồng, dù có thể hữu ích, nhưng lại gây khó chịu hơn là vui mừng.

Khi khó ra quyết định

Nói không trở nên khó khăn hơn nếu nhóm đang kiệt sức bởi quá trình ra quyết định. Mọi người đã rất nỗ lực để đạt được kết quả hiện tại, nhưng bạn thì yêu cầu họ xem xét lại vấn đề. Trong tâm trí họ, điều này giống phí phạm công sức.

Việc từ chối khó tránh khỏi làm người khác thất vọng nhưng có cách để không quá tiêu cực. Ảnh: PxHere

Do vậy, hiểu rõ mấu chốt vấn đề là chìa khóa giảm thiểu nguy cơ xích mích khi nói "không". Có thể không tránh được việc người khác thất vọng vì câu trả lời của bạn. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo sự thất vọng không biến thành sự xúc phạm. Sau đây là vài mẹo để tự phòng chống lại các biểu hiện tiêu cực thái quá khi bạn không đồng ý:

Đưa dẫn chứng

Đừng đơn giản chỉ nói "không" mà hãy nêu luận điểm, dẫn chứng. Chia sẻ lý do dẫn đến kết luận của bạn, nhất là bằng những thông tin và kiến thức bạn có. Nếu không, những người khác sẽ chỉ thấy hoang mang và có thành kiến. Nói chung, đừng để lại bí ẩn cho người khác suy đoán.

Thừa nhận ý kiến của nhau

Hãy để người khác biết bạn cũng đồng cảm với các ý kiến của họ. Các quyết định hiếm khi đơn giản như đen hoặc trắng, đúng hoặc sai. Chúng thường liên quan, bổ sung nhau. Do đó, hãy coi trọng những ý kiến xứng đáng khác.

Tự tin trong chừng mực

Giữ lập trường rất quan trọng, nhưng không nên thái quá. Bạn gây phản cảm hơn là thuyết phục nếu khẳng định tuyệt đối kiểu "Kết luận hợp lý duy nhất chúng ta có thể rút ra là..." hoặc "Câu trả lời đúng là ...". Thay vào đó, có thể mở đầu bằng "Tôi vừa có kết luận..." và "Tôi tin rằng ..." cho thấy sự kết hợp giữa quyết tâm và khiêm tốn nhằm tránh gây ra xung đột.

Xin phép từ chối

Khi nói "không" với người có chức vụ cao hơn, đặc biệt là người có thể hiểu nhầm sự từ chối thành sự thiếu tôn trọng, việc xin phép từ chối có thể sẽ hữu ích. Điều này cho thấy bạn tôn trọng quyền lực của họ trong khi vẫn duy trì tính ngay thẳng.

Ví dụ, bạn có thể nói, "Sếp, anh/chị yêu cầu tôi đảm nhận dự án mới. Tôi nghĩ việc để tôi đảm nhận không phải là ý hay và tôi muốn trình bày lý do. Tuy nhiên, nếu anh/chị không muốn nghe, tôi sẽ đảm nhận và cố gắng hết sức làm. Anh/chị có thể nghe tôi trình bày không?" Trong hầu hết các trường hợp, vị sếp này sẽ bắt buộc phải nghe bạn nói. Nếu sếp từ chối nghe, bạn nên suy nghĩ liệu đây có phải là môi trường bạn muốn gắn kết lâu dài hay không.

Theo Phiên An 

Harvard Business Review/VnExpress