5 cách quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên từ xa

Mục tiêu, định hướng rõ ràng

Có thể thấy số lượng việc làm từ xa ngày càng nhiều trên các trang tin tuyển dụng bởi nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để đạt được các hiệu quả đó thì người quản lý phải luôn vạch ra mục tiêu và kế hoạch phát triển cho nhóm. Thay vì quản lý thời gian làm việc, bạn hãy đưa ra các đầu việc một cách rõ ràng, cụ thể.

Ngoài ra, bạn nên trao đổi thường xuyên với nhân viên từ xa về các mục tiêu dài hạn và về cách làm thế nào để đạt được mục tiêu đó. Sự phấn đấu và chinh phục các mục tiêu này không chỉ mang đến lợi ích chung cho nhóm, mà nó phải được đi kèm với sự phát triển, thăng tiến, hay quyền lợi của mỗi cá nhân trong tổ chức.

Hãy thu xếp thời gian để gặp gỡ trực tiếp nhân viên của mình theo định kỳ, từ đó bạn có thể dễ dàng thảo luận với họ về những thông tin quan trọng, đồng thời để cải thiện mối quan hệ, sự đồng cảm, thấu hiểu lẫn nhau và mang tới hiệu suất làm việc tốt nhất.

Hãy là người cố vấn của nhân viên

Người quản lý đóng vai trò như một người cố vấn có thể giúp nhân viên phát triển tốt hơn, đặc biệt trong trường hợp quản lý nhóm làm việc từ xa. Khi bạn tiếp cận nhân viên với tư duy người cố vấn, bạn sẽ cởi mở hơn với nhu cầu của nhân viên và hỗ trợ họ đạt được các mục tiêu về hiệu suất.

Nếu nhận thấy một nhân viên trong nhóm làm việc từ xa bị sụt giảm năng suất, hãy trao đổi với họ để tìm hiểu nguyên nhân thay vì vội vàng đưa ra phán quyết.

Trong trường hợp này, bạn có thể hỏi người nhân viên đó các câu hỏi như: Điều gì đã xảy ra với dự án X? Điều gì sẽ giúp bạn hoàn thành dự án này dễ dàng hơn? Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn thành công tốt hơn?

Bằng cách này, bạn sẽ hiểu hơn về nhân viên của mình và kịp thời hỗ trợ họ nếu cần. Có thể trong quá trình chia sẻ, với sự tư vấn của bạn, họ sẽ nhận diện rõ ràng các vấn đề đồng thời tự vận động tìm kiếm các giải pháp để tháo gỡ khó khăn. Mặt khác, họ cũng sẽ cảm thấy được đồng cảm và khích lệ (từ người quản lý) để nỗ lực vượt qua thử thách.

Thiết lập cơ chế kiểm tra hàng ngày

Nhiều nhà quản lý từ xa thành công nhờ thiết lập cuộc gọi hàng ngày với nhân viên. Có thể là các cuộc gọi trực tiếp nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập với nhau, hoặc cuộc gọi nhóm nếu công việc có tính hợp tác cao. Quan trọng là các cuộc gọi này phải được thực hiện thường xuyên, theo định kỳ và có sắp xếp trước.

Trong đó, các nhân viên được phép tham khảo ý kiến của quản lý, được lắng nghe, đặt câu hỏi và đề xuất các ý kiến, nguyện vọng của họ. Và bạn cũng sẽ có các đánh giá, phản hồi về công việc của nhân viên, đồng thời đưa ra các giải pháp và khích lệ họ. Bằng cách này, nhân viên sẽ có trách nhiệm và tự giác làm việc hơn dù không có người quản lý giám sát trực tiếp.

Tăng cường giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông khác nhau

Chỉ mỗi trao đổi qua email là không đủ. Những người làm việc từ xa nên được cung cấp nhiều phương tiện giao tiếp khác nhau, như cuộc họp video trực tuyến, lập nhóm trao đổi qua mạng Zalo, Viber, Facebook, Skype…  Hãy đảm bảo mọi thành viên trong nhóm của bạn đều có quyền truy cập vào mọi bản kế hoạch, tài liệu, dự án được giao… từ đó dẫn đến sự phối hợp tốt hơn và tăng hiệu suất làm việc.

Các nhân viên không chỉ trao đổi với sếp mà còn có thể thảo luận với nhau về công việc. Dĩ nhiên, cần phải ra quy định không được lạm dụng trao đổi những vấn đề ngoài công việc để tránh mất thời gian, phân tâm và những rắc rối khác.

Bạn có thể quy định thời gian cuối buổi chiều (hoặc bất kỳ giờ nào phù hợp) để nhân viên gửi tin nhắn hoặc video call trao đổi về công việc, nhưng nếu có trường hợp khẩn cấp diễn ra trong ngày, nhân viên cần thông báo ngay với bạn để kịp thời xử lý.

Hãy linh hoạt

Khi quản lý nhóm làm việc từ xa, điều quan trọng nhất là phải linh hoạt. Các giải pháp "truyền thống" như liên tục theo dõi và đo lường, quy định chặt chẽ thời gian khởi sự và hoàn thành công việc cho nhân viên sẽ trở nên cứng nhắc, khó áp dụng. Nhiều khả năng cách đó sẽ khiến nhân viên từ xa cảm thấy bị gò bó, khó thích nghi, bởi làm việc từ xa không giống như khi bạn ngồi ở văn phòng.

Do đó, tốt nhất bạn nên áp dụng phương án làm việc linh hoạt, đặt niềm tin ở nhân viên của bạn và lấy mục tiêu hoàn thành khối lượng công việc làm trọng tâm. Thay vì quy định cứng nhắc về mặt thời gian, nhân viên được nới lỏng hơn nhưng ngược lại, họ phải chủ động và luôn sẵn sàng đáp ứng khi được yêu cầu để đảm bảo duy trì hiệu suất làm việc và chất lượng công việc.

PV