7 sai lầm cần tránh trong quản lý thời gian
Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần khắc phục 7 sai lầm thường gặp dưới đây.
Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện. Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp. Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình.
Sai lầm thứ 1: Không đặt mục tiêu cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả thi, Relevant – Phù hợp và Time-bound – Có thời hạn xác định.
Sai lầm thứ 2: Không lên danh sách những việc cần làm
Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng”, “Đánh giá tình hình doanh số”… Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.

Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc của bạn chắc chắn được cải thiện. Ảnh minh họa
Sai lầm thứ 3: Không dành quyền ưu tiên
Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp.
Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:
• Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình.
• Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.
Sai lầm thứ 4: Không thể kiểm soát những yếu tố gây xao lãng
Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự…
Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này. Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ IM chat khi bạn cần tập trung và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.

Bạn không nên ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc. Ảnh minh họa
Sai lầm thứ 5: Ôm đồm quá nhiều việc
Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:
• Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
• Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
• Tôi có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.
Sai lầm thứ 6: Làm nhiều việc cùng lúc
Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn Hoa thường vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Hoa nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là Hoa không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung của Hoa.
Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.
Sai lầm thứ 7: Không dành vài phút giải lao
Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.
Hãy thử áp dụng những cách trên, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt trong công việc, giảm stress, tăng hiệu suất, thăng chức, tăng lương! Chúc bạn thành công.
Theo Bài học cuộc sống

Chủ quán nên kiêng kỵ những gì để tránh gặp rủi ro, lỗ vốn trong ‘tháng cô hồn’?
Ở - 54 phút trướcGĐXH - Mặc dù chỉ là những quan niệm trong dân gian, nhưng cho đến nay, những điều kiêng kị vào ‘tháng cô hồn’ vẫn được nhiều người chú trọng, đặc biệt những người làm ăn buôn bán.

Những điều kiêng kỵ mỗi khi đi xe khách bạn nên biết để tránh bất an
Ở - 13 giờ trướcGĐXH - Xe khách là phương tiện di chuyển cho những người đi du lịch xa, cưới hỏi, ma chay... Tuy nhiên, theo quan niệm dân gian có những điều đại kỵ khi đi xe khách không phải ai cũng biết.

Những điều kiêng kỵ trong tâm linh khi xây nhà nhất định bạn phải biết để không gây hại cho sức khỏe, công việc
Ở - 17 giờ trướcGĐXH - Từ xưa đến nay, ông bà ta vì muốn tránh những điều xui xẻo nên lưu truyền các quan niệm kiêng kỵ và cố gắng không phạm phải bất kỳ điều kiêng kỵ trong tâm linh nào. Nếu bạn chưa biết thì hãy tham khảo thông tin có trong bài viết này.

Tuổi Mão để gì trong ô tô mang lại may mắn, nhiều tài lộc?
Ở - 20 giờ trướcGĐXH - Với các chủ xe tuổi Mão, bài trí các vật phẩm phong thủy tốt trong ô tô có thể đem đến nhiều điều tốt lành, giảm bớt điềm xấu. Cùng tìm hiểu tuổi Mão để gì trong ô tô thì tốt, và nên tránh để vật phẩm gì trong bài viết sau.

Bình gừng nảy lộc dễ làm nhưng là 'phép màu' phong thủy mang lại may mắn, xua đuổi vận xui cho nhà ở và nơi làm việc
Ở - 1 ngày trướcGĐXH - Từ gian bếp đến bàn làm việc – bình gừng nảy lộc phong thủy đang được nhiều người chọn đặt trong nhà ở, văn phòng để thu hút tài khí, năng lượng dương ấm áp, may mắn đến cho bạn không chỉ tháng 7 âm, mà quanh năm. Và cách làm bình gừng nảy lộc cũng rất dễ.

Người tuổi Sửu để gì trong xe ô tô mang đến vạn dặm bình an
Ở - 1 ngày trướcGĐXH - Khi tham gia giao thông, đặc biệt là di chuyển những quãng đường dài bằng phương tiện ô tô, mọi người luôn đề cao sự an toàn lên trên hết. Vì vậy, vật phẩm phong thủy mang ý nghĩa cầu chúc thượng lộ bình an đã và đang được nhiều chủ xe quan tâm.

Người mệnh này đại kỵ không được trồng cây kim tiền trong nhà nếu không muốn 'tán gia bại sản'
Ở - 1 ngày trướcGĐXH - Theo quan niệm phong thủy, cây kim tiền tượng trưng cho tài lộc, may mắn và sự phát triển bền vững, được chọn đặt trong nhà, văn phòng để thu hút năng lượng tích cực. Tuy nhiên, không phải ai cũng thích hợp để trồng cây này.

Trong ‘tháng cô hồn’ nên mang theo bên người những thứ này
Ở - 1 ngày trướcGĐXH - Tháng cô hồn thường được xem là thời điểm xui xẻo nhất trong năm, dễ gây ra những sự cố không mong muốn. Hãy cùng khám phá các vật phẩm bạn nên mang theo trong tháng này để giảm thiểu vận rủi.

2 bé song sinh của Hoàng Thùy Linh - Đen Vâu gây sốt khi lộ diện tại biệt thự ở Tam Đảo
Ở - 1 ngày trướcGĐXH - 2 nhóc tỳ nhà Hoàng Thùy Linh - Đen Vâu đang nhận được sự quan tâm lớn từ công chúng.

Những điều kiêng kỵ trong tháng 'cô hồn' người bán hàng, kinh doanh tuyệt đối không nên làm
Ở - 1 ngày trướcGĐXH - Người dân quan niệm tháng "cô hồn" là tháng "ma quỷ", không đem lại may mắn nên hầu hết các công việc kinh doanh, khởi công xây dựng, mua sắm, đi xa… đều tránh tháng 7.

Bình gừng nảy lộc dễ làm nhưng là 'phép màu' phong thủy mang lại may mắn, xua đuổi vận xui cho nhà ở và nơi làm việc
ỞGĐXH - Từ gian bếp đến bàn làm việc – bình gừng nảy lộc phong thủy đang được nhiều người chọn đặt trong nhà ở, văn phòng để thu hút tài khí, năng lượng dương ấm áp, may mắn đến cho bạn không chỉ tháng 7 âm, mà quanh năm. Và cách làm bình gừng nảy lộc cũng rất dễ.