Hướng dẫn làm hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu tại UBND xã

Hiện nay, căn cứ theo Điều 5 Nghị định 151/2025, UBND cấp xã sẽ được phân quyền thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (thường được gọi là  sổ đỏ) trong một số trường hợp cụ thể như cấp sổ đỏ lần đầu cho người dân, thực hiện cấp sổ đỏ cho tổ chức trong nước như cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng, đơn vị vũ trang, Mặt trận Tổ quốc, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức tôn giáo; tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao; người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài; tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài. Đồng thời UBND cấp xã cũng được xác định lại diện tích đất ở và cấp sổ đỏ trong trường hợp thửa đất có vườn, ao, đất thổ cư được cấp sổ đỏ trước ngày 1/7/2004.

Hồ sơ xin cấp sổ đỏ lần đầu tại UBND xã bao gồm

- Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất. 

- Báo cáo kết quả rà soát hiện trạng sử dụng đất. 

- Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được cơ quan chuyên môn về xây dựng thẩm định hoặc đã có văn bản chấp thuận. 

- Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có). 

- Văn bản thỏa thuận về việc cấp chung một Giấy chứng nhận đối với trường hợp có nhiều người chung quyền sử dụng đất, chung quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất...

Các bước làm thủ tục xin cấp sổ đỏ lần đầu tại UBND xã

1. Nộp hồ sơ 

Người dân có thể lựa chọn nộp hồ sơ bằng 2 cách:

Cách 1: Đăng ký nộp hồ sơ xin cấp sổ đỏ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công/Văn phòng đăng ký đất đai của  UBND xã. Người dân nộp bản sao giấy tờ cần xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu, cũng có thể nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc nộp bản chính giấy tờ,

Cách 2: Nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến. Trong trường hợp này, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực theo quy định. Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa các loại giấy tờ thì khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, người yêu cầu đăng ký phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ.

2. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ, cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Với trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì cơ quan tiếp nhận sẽ trả hồ sơ lại kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định.

UBND cấp xã nơi có đất sẽ kiểm tra thực tế sử dụng đất của cá nhân, tổ chức, xác định ranh giới cụ thể của thửa đất. Sau đó, chủ tịch UBND xã sẽ quyết định hình thức sử dụng đất hoặc trường hợp được miễn tiền sử dụng, tiền thuê đất và chỉ đạo gửi phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính.

Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc cá nhân, đơn vị đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính,  chủ tịch UBND xã sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Đồng thời, chỉ đạo chuyển hồ sơ kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đã cấp đến Văn phòng đăng ký đất đai để lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

Thời hạn giải quyết đối với thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu không quá 17 ngày làm việc. Khi đủ các giấy tờ, việc cấp Giấy chứng nhận lần đầu là không quá 3 ngày làm việc.

Thời gian thực hiện không quá 30 ngày đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.

Riêng trường hợp đất sử dụng không thuộc diện được miễn toàn bộ tiền sử dụng đất, tiền thuê đất cho cả thời hạn thuê thì việc giải quyết sẽ được chuyển đến cấp tỉnh.