4 thời điểm không nên gửi email phản hồi công việc

Cập nhật thông tin việc làm nhanh nhất tại: https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-nhanh

Phản hồi của bạn thực sự dài

Nếu tất cả những gì bạn cần nói có thể gói gọn trong 1 câu (chẳng hạn: Tôi sẽ không bao giờ thực hiện phương pháp này) nhưng email lại dài đến ba đoạn thì có nghĩa rằng bạn đang gặp sự cố. Bạn có thể nghĩ nên dành một đoạn để nói về việc bạn hiểu lí do tại sao người nhận có thể bị nhầm lẫn, một đoạn giải thích cách bạn hiểu vấn đề và đoạn ba về cách các kế hoạch sẽ là lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, quá dài dòng có thể khiến người khác hiểu sai, thậm chí đồng nghiệp sẽ nghĩ bạn đang xem thường ý kiến của họ.

Thay vào đó, hãy cố gắng càng ngắn gọn càng tốt. Nếu bạn không đồng ý với ai đó thì một câu tóm tắt “Tôi không nghĩ là chúng ta có cùng ý tưởng” hoặc “Tôi có cái nhìn khác về vấn đề đó” cùng với lí do hợp lý thực sự sẽ nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

Phản hồi của bạn có quá nhiều dấu chấm, từ ngữ viết hoa, in nghiêng

Trừ khi muốn nói rằng đó là tin tức tốt nhất mà bạn từng nghe, nếu không bạn nên cảnh giác với một email đầy sự nhấn mạnh này. Nếu mọi từ ngữ đều được in đậm, in nghiêng hoặc viết hoa hay dấu chấm than, chấm hỏi xuất hiện liên tục, người nhận email sẽ cho rằng phản hồi của bạn mang tính quá khích. Bên cạnh đó, nếu ý kiến của bạn không tích cực, họ có thể dễ dàng nghĩ rằng bạn đang cố gắng truyền đạt sự tức giận. Chẳng hạn, “TÔI KHÔNG BIẾT ĐIỀU NÀY CÓ Ý NGHĨA LÀ GÌ???!!!” hoàn toàn cho thấy thái độ không thân thiện. May mắn thay, vấn đề này có thể dễ dàng khắc phục bằng cách hạn chế các hoạt động nhấn mạnh. Câu phản hồi “Tôi không biết điều này có ý nghĩa là gì” vẫn thể hiện rằng bạn không hiểu rõ về điều gì đó nhưng theo cách có chừng mực, dễ chịu hơn nhiều.

Phản hồi không rõ ràng (ngay cả đối với bạn)

Dù đã kiểm tra đến lần thứ bảy nhưng nếu bạn vẫn còn tự hỏi liệu phản hồi này có hợp lý, rõ ràng hay không, đây có thể là dấu hiệu cho thấy bạn chưa nên gửi email. Nếu bạn cần trả lời càng sớm càng tốt, hãy gửi một phản hồi ngắn hứa sẽ gửi thêm chi tiết sau đó. Theo Trưởng phòng Tư vấn Tuyển dụng CareerLink, một ghi chú xác nhận và cho biết bạn sẽ liên lạc lại với nhiều thông tin hơn sẽ giúp đối phương yên tâm hơn và cho bạn thời gian bình tĩnh để soạn thảo các phản hồi rõ ràng hơn.

Phản hồi trong email khiến bạn vượt ra ngoài nhiệm vụ

Bạn biết loại thư nào thường đến trong hộp thư của mình nhưng thỉnh thoảng có điều gì lạ xảy ra khiến bạn nghĩ “Đợi đã, đây có phải là nhiệm vụ của tôi để trả lời email này không?” Chẳng hạn, bạn nhận được một email từ khách hàng hỏi về các vấn đề ngoài phạm vi công việc. Có thể bạn sẽ muốn trả lời nhanh vì nhiều lí do, như bạn nghĩ người giám sát sẽ không có thời gian để trả lời vấn đề này hoặc bản thân sẽ được đánh giá là chủ động hay bạn đã hình dung mình sẽ được tin cậy nếu tìm được câu trả lời và công ty cũng sẽ tăng được uy tín vì đã phản hồi nhanh cho khách hàng. Mặc dù có ý định tốt nhưng bạn có thể đưa đồng nghiệp hoặc cấp trên của mình - người đảm trách phần việc này - vào thế khó khăn bởi không nắm bắt hết vấn đề và đưa ra câu trả lời không chính xác.

Lựa chọn tốt nhất là chuyển tiếp email đến người thích hợp với đề nghị trợ giúp. Điều này có thể trì hoãn phản hồi của bạn nhưng bạn biết mình sẽ gửi đi câu trả lời đúng đắn.

PV