Mỗi cộng tác viên dân số là một 'người đi chợ'

Đó là kỹ năng quản lý tiền tệ của cán bộ tiếp thị xã hội.

Tiền tệ là thứ mà cán bộ tiếp thị xã hội (TTXH) sẽ nhận lại được từ khách hàng mục tiêu. Thực tế cho thấy, khi bắt đầu đi học, mỗi người đã bước đầu tiếp xúc với tiền tệ và dù không có sách vở nào hướng dẫn cho con người kỹ năng quản lý tiền tệ nhưng gia đình và nhà trường luôn có những hướng dẫn bằng miệng cho quản lý tiền, từ đó, mỗi người dần hình thành nên cho mình kỹ năng không thể thiếu trong cuộc sống với “trao đổi” trở thành phương thức phổ biến nhất để mỗi người đạt được mục tiêu của mình.

 

Khi đi TTXH phương tiện tránh thai (PTTT), lượng tiền mà cán bộ TTXH DS thu được dù không nhiều, nhưng đối với họ, số lượng đó cũng khá lớn trong tổng thu nhập. Việc để thất lạc hay quản lý không tốt có thể sẽ ảnh hưởng tới việc hoàn thành mục tiêu, nặng hơn có thể ảnh hưởng tới đời sống của họ và do đó, việc tiếp tục theo đuổi công tác TTXH PTTT có thể sẽ bị ảnh hưởng. Chính vì vậy, cần có những hướng dẫn mang tính định hướng cho Cán bộ TTXH có thể quản lý được tiền mà họ bán PTTT và bảo vệ được tiền của họ.

 

Những chỉ dẫn cơ bản liên quan tới (1) Thu tiền; (2) Sắp xếp tiền; (3) Quản lý doanh thu và giao nộp; (4) Ghi chép sổ sách. Các kỹ năng đó đan xen lẫn nhau và được thực hiện trong quá trình TTXH.

 

Thu tiền. Cán bộ TTXH nên trao sản phẩm trước và thu tiền sau. Khi thu tiền, Cán bộ TTXH nên thu tiền bằng hai tay, sau đó kiểm đếm trước mặt khách hàng. Vừa đếm, có thể vừa trao đổi trở lại với khách hàng, rằng, việc kiểm đếm này là cần thiết để có thể trả lại tiền thừa cho khách hàng. Sau đó, có thể kể một câu chuyện nào đó liên quan tới việc trả lại tiền thừa cho khách khi họ đếm bị kẹp hoặc lẫn tờ tiền có mệnh giá cao hơn. Việc kiểm đếm này còn có tác dụng với Cán bộ TTXH khi họ nhận được đúng số tiền tương đương với số PTTT đã đưa ra và kiểm tra lại để có được tờ tiền như ý muốn (không rách rời, tiền thật…) Khi khách hàng đưa tiền mệnh giá lớn, cần phải trả lại, Cán bộ TTXH nên xem xét kỹ tờ tiền, sau đó nhấn mạnh với khách rằng mình đã nhận được tiền, đưa tiền vào túi TTXH trước rồi mới lấy tiền lẻ ra trả lại

 

Sắp xếp tiền. Cán bộ TTXH nên chủ động sắp xếp tiền của mình theo thứ tự từ lớn tới bé để việc trả lại tiền được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Vì lượng tiền thu được không nhiều nên Cán bộ TTXH cần sắp xếp tiền lẻ theo cọc từ 10 ngàn trở lên và một ít tiền lẻ khác để dễ dàng trả loại cho khách khi cần. Khi về nhà, Cán bộ TTXH cần đếm và sắp lại tiền. Cố gắng vuốt thẳng tiền và sắp theo cùng một chiều để tiền thu được trông đẹp và chuyên nghiệp hơn.

 

Quản lý doanh thu và giao nộp. Để không thất thoát tiền, Cán bộ TTXH cần quản lý đuợc doanh thu và giao nộp theo đúng yêu cầu. Cần ghi chép doanh thu hàng ngày và quản lý theo loại sản phẩm để vừa quản lý được doanh thu, vừa quản lý được lượng PTTT đã bán ra và lượng còn lưu kho, để có thể đặt hàng cho tháng tới hiệu quả hơn. Sau mỗi tháng, khi đặt hàng PTTT với cán bộ DS-KHHGD, Cán bộ TTXH cần nộp lại tiền và đặt hàng. Họ cần ghi chép lại những thông tin này để kiểm soát về sau.

 

Khi thực hiện nhiệm vụ của mình, có ít nhất 2 thứ mà Cán bộ TTXH phải mang theo, đó là PTTT và hướng dẫn sử dụng PTTT. Những thứ này muốn không rơi rụng, Cán bộ TTXH cần để sẵn trong túi TTXH. Thêm nữa, để công việc được thuận lợi, Cán bộ TTXH cần mang theo những thứ khác để hỗ trợ, bao gồm:

 

(1) Túi TTXH có sẵn tiền lẻ. Với mức giá bán PTTT năm 2012 là 400d/BCS và 3.000d/vỉ VUTT, ít nhất trong túi TTXH của Cán bộ TTXH nên có 100 ngàn tiền lẻ các loại, để có thể trả lại cho người mua một cách dễ dàng nhất. Trước khi đi, để quản lý tiền tệ dễ dàng, Cán bộ TTXH cần kiểm kê số lượng PTTT và lượng tiền mang theo một cách kỹ càng để biết được số mình có. Điều này là quan trọng để Cán bộ TTXH đánh giá được hiệu quả bán hàng của mình cũng như không bị thất lạc PTTT hoặc tiền mình mang theo.

 

(2) Sổ theo dõi bán hàng. Để khỏi phải nhớ nhiều, Cán bộ TTXH nên có một cuốn sổ riêng của mình theo dõi hoạt động bán hàng và là cơ sở ghi lại mọi giao dịch diễn ra trong công việc, kể cả việc đặt hàng sau này. Sổ cũng có thể được ghi lại ngay trước khi đi làm, trong quá trình làm việc và sau 1 ngày làm việc. Trước khi đi làm, Cán bộ TTXH ghi lại số PTTT và số tiền mình mang theo. Trong quá trình làm việc, tới mỗi một gia đình, gặp mỗi khách hàng, Cán bộ TTXH có thể ghi lại thông tin về khách hàng, về quy mô gia đình, tình trạng khách hàng và số lượng hàng mua, ghi nhận việc thanh toán… Nếu khách hàng chưa thanh toán, có thể yêu cầu khách hàng ký vào sổ và đó là cơ sở cho Cán bộ TTXH thu tiền sau này. Với những thông tin đầy đủ về một giao dịch như vậy, Cán bộ TTXH có thể tra cứu thông tin về khách hàng một cách dễ dàng và kiểm soát được lượng hàng đã bán, lượng hàng cần thiết cho 1 tháng và số tiền thu được. Sau mỗi ngày làm việc, Cán bộ TTXH xem lại sổ sách của mình kiểm đếm lại tiền và PTTT để bảo đảm, lượng tiền mỗi ngày thu về tương ứng với lượng PTTT bán ra đã được thanh toán. Nếu có sai sót, việc ghi chép lại cũng giúp Cán bộ TTXH có thể thay đổi, điều chỉnh.