Nhân viên sales admin cần đáp ứng các kỹ năng nào?

Bởi để trở thành một sales admin giỏi thì bạn cần tới rất nhiều kỹ năng. Hãy xem bạn có các kỹ năng sau đây không trước khi nộp hồ sơ kiếm việc làm sales admin nhé.

Chịu được áp lực công việc

Có thể hiểu sale admin như một trợ lý kinh doanh hay thư kí của phòng kinh doanh. Sales admin không chịu doanh số trực tiếp như nhân viên kinh doanh nhưng họ sẽ chịu áp lực gián tiếp và thu nhập phụ thuộc vào doanh số của phòng kinh doanh.

Để phòng kinh doanh đảm bảo doanh số, sales admin đóng vai trò rất lớn. Sales admin hỗ trợ trưởng phòng đưa ra chiến lược kinh doanh, theo dõi tiến độ thực hiện cũng như đôn đốc, thúc giục nhân viên kinh doanh hoàn thành mục tiêu của tuần, tháng, quý, năm. Sales admin cũng hỗ trợ nhân viên kinh doanh chăm sóc, tư vấn khách hàng góp phần mang lại doanh số cho phòng.

Vậy nên sales admin cần phải chịu được áp lực, từ việc hoàn thành tốt việc của mình tới việc đảm bảo phòng kinh doanh hoạt động tốt.

Kỹ năng giao tiếp và kết nối

Nhân viên sales admin được coi là cầu nối giữa sếp và các thành viên trong phòng. Sales admin cũng là người kết nối phòng kinh doanh với phòng kế toán, phòng kho và giao vận… Sales admin là người đóng vai trò giải quyết các thắc mắc, khiếu nại và phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ công ty.

Nhiệm vụ này đòi hỏi sales admin phải có kỹ năng kết nối và giao tiếp thật tốt để tạo ra mối liên hệ bền chặt giữa phòng kinh doanh với bộ phận khác cũng như với khách hàng. Để làm được điều này, ngoài việc luôn giữa tinh thần tích cực, khách quan thì sales admin cũng cần tới kỹ năng lắng nghe, trao đổi, đàm phán...

Kỹ năng sắp xếp và giải quyết vấn đề

Với khối lượng công việc lớn và liên quan tới nhiều phòng ban, nếu không có khả năng sắp xếp, phân loại thì rất dễ dẫn đến việc bạn bị rối việc, chồng chất việc. Điều này kéo dài một thời gian sẽ dẫn tới sự trì trệ và không hiệu quả của cả phòng thậm chí ảnh hưởng đến bộ phận khác.

Sales admin là người phải nắm được tất cả vấn đề của phòng rồi tổng hợp  trước khi gửi cho trưởng phòng giải quyết. Vậy nên bạn cần có khả năng sắp xếp, phân loại các công việc hợp lý nhất. Bạn cần phân chia công việc theo tính chất, mức độ khác nhau để cấp trên xử lý.

Chưa kể sẽ có những vấn đề phát sinh cần giải quyết lập tức đòi hỏi bạn giải quyết vấn đề khéo léo dẫu tạm thời. Ví dụ như việc khách hàng khiếu nại về chất lượng sản phẩm, dịch vụ chăm sóc của nhân viên kinh doanh…

Kỹ năng quản lý thời gian 

Sau khi sắp xếp việc, nhân viên sales admin cần phân bổ thời gian. Tùy vào tính chất của từng việc, thời gian được phân bổ là khác nhau. Mục đích để bạn không bị lúng túng và bị động khi có vấn đề mới phát sinh và giảm bớt áp lực.

Hơn nữa, bạn chính là người quản trị thời gian của phòng kinh doanh. Bạn lên timeline làm việc chi tiết cho trưởng phòng theo giờ, theo ngày, theo tuần. Việc phân chia và theo dõi KPI cho từng nhân viên kinh doanh cũng chính là cách phân chia thời gian làm việc cho nhân sự. Ví dụ, trong một tuần nhân viên kinh doanh cần phải tiếp xúc với bao nhiêu khách hàng mới, cần phải chăm sóc bao nhiêu khách hàng cũ… Từ đó giúp các nhân viên kinh doanh phân bổ thời gian cho công việc. 

Kỹ năng tin học văn phòng

Mặc dù sales admin không cần chuyên môn quá cao nhưng bạn cần có kỹ năng cơ bản về chuyên môn, hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh. Hơn nữa, bạn cần có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản. Từ việc soạn thảo kế hoạch, thông báo về chương trình bán hàng tới khách hàng và các phòng ban; từ việc làm báo cáo kết quả kinh doanh tới việc làm hợp đồng kinh doanh… Tất cả những công việc này cần tới kỹ năng tin học của một sales admin.

Kỹ năng làm việc nhóm

Nếu trưởng phòng kinh doanh là người "truyền lửa" thì sales admin chính là người "giữ lửa" cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh gắn bó và thống nhất với nhau phụ thuộc rất nhiều vào sales admin. Các bộ phận phối hợp ăn ý, nhịp nhàng với phòng kinh doanh cũng phụ thuộc rất nhiều vào sales admin. Điều này đòi hỏi nhân viên sales admin phải nắm rõ quy trình vận hành, công việc của từng bộ phận, thậm chí từng người có liên quan trong các phòng ban để đảm bảo công việc thông suốt. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm nhuần nhuyễn, linh hoạt là điều không thể thiếu.

Nguyễn Lý