Chiêu đẩy lùi xung đột công sở mà bạn nhất thiết phải trang bị

Trao đổi thẳng thắn cũng là một cách để bạn giải quyết mâu thuẫn nơi công sở. Ảnh minh họa

1. Xác định nguyên nhân xung đột

Có hàng trăm lý do dẫn đến xung đột, vì vậy để kỹ năng giải quyết xung đầu tiên bạn cần phải tìm hiểu nguyên nhân chính của nó. Việc xác định được nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn là vấn đề quan trọng đầu tiên bạn phải làm, bởi nếu không biết được nguyên nhân bạn sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu, phải giải quyết vấn đề gì và làm thế nào để các bên cùng cảm thấy được đối xử công bằng, không thiên vị.

2. Xác định hành vi nào là chấp nhận được

Đây là một bước đi tích cực trong việc tránh xung đột. Bạn cần có một định nghĩa thế nào là hành vi chấp nhận được, tức là tạo ra một khuôn khổ trong hành vi giao tiếp. Hãy công khai để nhân viên biết những hành vi nào sẽ không được dung thứ.

3. Hãy tỏ ra nhã nhặn và dùng những từ ngữ nhẹ nhàng

Dù là trong cuộc họp thảo luận hay những phút nghỉ ngơi "tám" chuyện phiếm, nếu trong cuộc đối thoại xảy ra điểm bất đồng trong cách nghĩ, cách đánh giá vấn đề, mỗi người thường sẽ dùng những lời lẽ "cứng" để bảo vệ quan điểm và khẳng định mình đúng. Hãy biết điều tiết ngữ khí và khôn khéo khi lựa chọn ngôn từ.

Bạn vẫn có thể nói lên quan điểm và lý giải cách nghĩ của mình bằng những từ ngữ lịch sự, văn hóa nhưng không kém phần thuyết phục. Thay vì nói: "Suy nghĩ/cách làm của anh sai rồi" thì tại sao không thay bằng: "Theo tôi, chúng ta nên tìm hiểu vấn đề đó kỹ hơn"?

4. Lắng nghe trước khi nói

Dù bạn đã bắt đúng bệnh, nhân vật chính của cuộc tranh cãi nhưng cũng đừng vội vàng kết luận hay cố gắng tìm cách giải quyết mà trước tin bạn hãy lắng nghe ý kiến, suy nghĩ của những người trong cuộc. Khi đã hiểu được mong muốn, nguyện vọng của họ bạn hãy bắt đầu tìm cách để giải quyết xung đột, xóa tan đi sự hiểu nhầm để các thành viên siết lại gần nhau hơn.

5. Hài hước đôi lúc rất tốt cho không khí căng thẳng tại công sở

Điều này nghe có vẻ nghịch lý và khó thực hiện, bởi khi ý kiến không được thống nhất, người ta khó mà giữ được tâm trạng tốt, nói chi đến một trạng thái vui vẻ. Tuy nhiên, những người chiến thắng trong các cuộc tranh luận thường là người biết "chêm" vào cuộc tranh luận một chút hài hước. Chỉ cần "một chút" ấy thôi cũng có thể làm bầu không khí căng thẳng "hạ nhiệt".

Sự hài hước ở đây cũng có liên quan đến cách dùng từ ngữ. Ví dụ bạn đang chủ trì buổi tập huấn kỹ năng chuyên môn nhưng cấp dưới có vẻ phớt lờ không tập trung lắng nghe, thay vì giận dữ đập bàn la lối, hãy nhắc nhẹ bằng câu: "Có lẽ chúng ta sẽ tiếp tục sau khi đã nạp năng lượng bằng một tách cà phê cho tỉnh táo chăng?".

6. Đón đầu xung đột

Đừng đợi đến khi xung đột xảy ra rồi mới giải quyết, bí quyết dành cho bạn là hãy ngăn ngừa xung đột nếu có thể. Bằng cách nhận diện những khu vực xung đột tiềm năng và chủ động can thiệp một cách công bằng sẽ ngăn chặn xung đột trước khi nó phát sinh.

7. Đưa ra nhiều lựa chọn

Khi đã có những mâu thuẫn nghĩa là do các bên không đồng nhất về quan điểm, vấn đề nào đó. Vì vậy, để giải quyết được vấn đề này bạn không thể chỉ đưa ra một lựa chọn duy nhất và bắt các bên phải làm theo mà hãy đưa nhiều lựa chọn để họ có thể thảo luận và cùng chọn ra phương án tốt nhất, tránh đẩy các bên vào sự gượng ép, như vậy không chỉ tháo gỡ được sự khó chịu của mà mà sẽ khiến cho xung đột tăng cao hơn.

8. Làm cho ra chuyện một cách trực tiếp

Chia sẻ một cách thẳng thắn và trực tiếp với đồng nghiệp. Lúc này, bạn cần có khả năng giao tiếp một cách khôn khéo để tránh khiến đồng nghiệp hiểu lầm mà cùng nhau hợp tác giải quyết mâu thuẫn.

9. Không đặt cái tôi cá nhân khi giải quyết xung đột

Khi bạn là trọng tài, bạn cần phải gạt bỏ cái tôi cá nhân ra khỏi cuộc phân xử. Bạn cần phải biết rằng, khi một vấn đề căng thẳng dẫn đến xung đột nghĩa là khi đó cái tôi cá nhân của những người trong cuộc đều lớn, họ không muốn nhượng nhịn nhau. Vì thế, nếu lúc này bạn cũng đề cao cái tôi cá nhân chắc chắn bạn sẽ nhận được thất bại thảm hại. Hãy suy nghĩ mình vì mọi người chứ không phải vì bản thân mình, như vậy bạn mới có thể giải quyết xung đột một cách sáng suốt và hiệu quả nhất.

Tranh cãi trong môi trường công sở không phải lúc nào cũng xấu, tuy nhiên dù cuộc xung đột có mang lại lợi ích cho cá nhân, tập thể cũng cần phải tìm cách tháo gỡ. Bởi nếu để lâu xung đột sẽ càng lớn và nó sẽ trở thành một điều không tốt cho cả cá nhân lẫn tập thể.

10. Biết im lặng và rút lui đúng lúc

Ở đây không có nghĩa là "một câu nhịn, chín câu lành", mà im lặng để thay đổi trạng thái cảm xúc của hai bên và rút lui để tìm cơ hội tốt hơn cho cuộc tranh luận. Bất luận bạn đúng hay đối phương đúng, hoặc là cả hai đều chưa đúng, nếu như vấn đề bắt đầu có chiều hướng ngày càng mâu thuẫn và thái độ của hai phía có nguy cơ mất kiểm soát thì bạn hãy chủ động dừng lại. Biết im lặng và rút lui đúng lúc là người khôn ngoan.

Lý do đưa ra có thể là "Thưa sếp, hay là để em pha cho sếp một tách cà phê rồi chúng ta sẽ tiếp tục thảo luận vấn đề này", "Tôi nghĩ chúng ta giải quyết xong việc này rồi hôm khác sẽ xem xét lại là lỗi của ai nhé, dù sao công việc vẫn quan trọng hơn là truy cứu trách nhiệm mà, phải không?"...

Sau đó, bạn có thể tìm hiểu lại vấn đề, khi đã đủ khả năng chứng minh quan điểm của mình thì hãy tranh luận lại với đối phương vào một dịp khác.

11. Kết thúc mối quan hệ

Nếu những xung đột quá trầm trọng và bạn không thể giải quyết dù cố gắng hết sức, hãy cân nhắc việc từ bỏ hay ra đi tìm những cơ hội việc làm mới.

Lily (tổng hợp)